Datenschutz-Information für die Vereinsmitglieder

Der Datenschutz hat seit dem vergangenen Jahr einen noch höheren Stellenwert in unserer Gesellschaft eingenommen. Insbesondere durch die europäische Datenschutz-Grundverordnung wurden noch einmal Vorgaben bekräftigt bzw. vertieft. Dies trifft letztlich auch auf die vielen Vereine zu. Unter anderem ist es nunmehr erforderlich, dass die Vereinsmitglieder über die Datenverarbeitung innerhalb des Vereins informiert werden. Dieser Vorgabe kommen wir, die Freiwillige Feuerwehr Herleshausen e. V. selbstverständlich nach und bitten unsere Vereinsmitglieder um Kenntnisnahme der folgenden Datenschutz-Information:

Informationen für die Mitglieder der Freiwilligen Feuerwehr Herleshausen e. V. über den Datenschutz nach der Datenschutz-Grundverordnung

(1) Verantwortlich für die Datenverarbeitung in der Freiwilligen Feuerwehr Herleshausen e.V. (im Folgenden Verein genannt) ist

• Vorsitzender Tobias Hauss

• Stellv. Vorsitzender Erik Larbig

(2) Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da weniger als 10 Personen regelmäßig mit der Verarbeitung von Daten betraut sind.

(3) Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten (im Folgenden Daten genannt) seiner Mitglieder in automatisierter und nichtautomatisierter Form. Hierbei handelt es sich um folgende Daten:

• Name und Anschrift

• Geburtsdatum

• Eintrittsdatum

• Angaben zum aktiven Dienst in der Einsatzabteilung

• Angaben zur Mitgliedschaft in der Altersabteilung

• Angaben zur Mitgliedschaft in der Jugendfeuerwehr

• Ehrungen

• Dienstgrade

• Funktion im Verein

• Telefonnummern (soweit vorhanden Festnetz und Mobil)

• E-Mail-Adresse.

Außerdem wird als freiwillige Angabe die Bankverbindung erfasst. Unter „Verarbeitung von Daten“ werden z.B. folgende Vorgänge verstanden: Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern, Verwenden, Übermitteln, Verbreiten sowie Löschen von Daten (Artikel 4 Nr. 2 Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO).

(4) Die in (3) genannten Daten Name und Anschrift, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Angaben zum aktiven Dienst sind Pflichtdaten; eine Person kann nur Vereinsmitglied sein und werden, wenn sie dem Verein diese Pflichtdaten zwecks rechtmäßiger Verarbeitung im Sinne der DSGVO zur Verfügung stellt. Die anderen genannten Daten sind freiwillige Daten, die auf Verlangen oder bei Widerruf nicht erfasst werden.

(5) Die Daten der Mitglieder werden zum Zwecke der Mitgliederverwaltung einschließlich des Beitragseinzugs verwendet. In diesem Zusammenhang werden sie Vorstandsmitgliedern und sonstigen Vereinsmitgliedern soweit zur Kenntnis gegeben, wie es deren Ämter oder Aufgaben im Verein erfordern. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO und hinsichtlich der Bankverbindung Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO.

(6) Als Mitglied des Kreisfeuerwehrverbandes Werra-Meißner e.V. übermittelt der Verein folgende Daten dorthin:

• Name und Kontaktdaten des Vereinsvorstandes

• Angaben über die Beantragung von Ehrungen mit den Daten des Vereinsmitglieds

(7) Im Zusammenhang mit satzungsgemäßen öffentlichen Veranstaltungen und Mitgliederversammlungen veröffentlicht der Verein möglicherweise Fotos der Veranstaltung sowie einen Bericht darüber auf seiner Homepage und übermittelt Fotos nebst Bericht womöglich an Zeitungen und Soziale Medien. Fotos einzelner Personen werden nicht veröffentlicht/übermittelt. Jedoch ist davon auszugehen, dass Mitglieder auf den Fotos erkennbar sind. Soweit die Untertexte zu Fotos oder die Berichte auf bestimmte Teilnehmer an der Veranstaltung hinweisen, werden dabei allenfalls Name, Vereinszugehörigkeit sowie Funktion und Aufgabe im Verein veröffentlicht/übermittelt. Dies dient der Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung des Vereins, ohne die er seine Satzungszwecke nicht erfüllen kann. Die Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung/Übermittlung der vorgenannten Daten ist Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO. Zumindest überwiegen die Interessen und Grundrechte der Mitglieder nicht gegenüber den berechtigten Interessen des Vereins (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 f) DSGVO). Die Vorschriften der §§ 22, 23 des Kunsturhebergesetzes (KUG) zum Recht am eigenen Bild werden gewahrt. Fotos einzelner Personen oder weitere Daten veröffentlicht/übermittelt der Verein nur mit Einwilligung der betroffenen Person (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO).

(8) Zur Durchführung von Veranstaltungen erstellt der Verein Helferlisten mit den erforderlichen Kommunikationsdaten. Diese Listen werden nur innerhalb des Vereins an andere Helfer und die Organisatoren der Veranstaltung weitergegeben (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO). Eine Veröffentlichung der Listen (z.B. im Internet) bedarf der Einwilligung der betroffenen Helfer (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO).

(9) Im Zusammenhang mit Jubiläen, Ehrungen (z.B. wegen langjähriger Mitgliedschaft und Arbeit im Verein) sowie Geburtstagen seiner Mitglieder veröffentlicht/übermittelt der Verein Daten und Fotos nur mit Einwilligung des betroffenen Mitglieds (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO).

(10) Die Mitgliederdaten werden spätestens zwei Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, soweit sie für die Mitgliederverwaltung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen, vertraglichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen.

(11) Mitglieder haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO) sowie auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 GS-DVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 GS-DVO), Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Diese Rechte können schriftlich oder per E-Mail bei den in (1) genannten Verantwortlichen geltend gemacht werden.

(12) Soweit Einwilligungen der Mitglieder zur Verwendung ihrer Daten erforderlich sind, können diese mündlich, schriftlich oder per E-Mail erteilt werden. Der Verein ist beweispflichtig dafür, dass eine Einwilligung erteilt wurde. Die Mitglieder können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann mündlich, schriftlich oder per E-Mail an die in (1) genannten Verantwortlichen gesandt werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

(13) Den Mitgliedern steht das Recht zur Beschwerde über die Datenverarbeitung des Vereins bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde ist im Bundesland Hessen der Hessische Datenschutzbeauftragte mit Sitz in Wiesbaden. Homepage: https://datenschutz.hessen.de/

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